システム導入や業務改善の第一歩は、現状の業務を「見える化」することです。業務フローの可視化について解説します。
なぜ業務フローを可視化するのか
1. 問題点が見える
フローを描くと、無駄な作業、重複、ボトルネックが明らかになります。
2. 共通認識ができる
「あの業務」「いつもの流れ」といった曖昧な表現を、具体的な図で共有できます。
3. 改善案を検討しやすい
現状が見えることで、どこをどう変えるかを議論できます。
業務フロー図の描き方
基本的な記号
- ○（開始/終了）：プロセスの始まりと終わり
- □（処理）：作業や処理内容
- ◇（判断）：条件分岐
- →（矢印）：流れの方向
描く手順
- 対象業務の範囲を決める（スタートとゴール）
- 主要な作業を洗い出す
- 作業の順序を整理する
- 担当者や部門を明記する
- 判断ポイントを入れる
よくある失敗
- 細かすぎる：すべての例外ケースを書こうとして複雑になる
- 実態と違う：「こうあるべき」を書いて現状と乖離
- 一人で作る：現場を知らない人だけで作成
可視化のコツ
- まずは「ざっくり」全体像を描く
- 現場の担当者と一緒に確認する
- 「例外」は別途まとめる
- 完璧を目指さず、70％でよしとする
業務フローが見えれば、システム化すべき部分と、そうでない部分の判断ができるようになります。
筆者：芝 香（しば かおる）
ネクストソサエティ株式会社 代表取締役。北海道文教大学非常勤講師（経営マネジメント論・マーケティング論）、北海道大学会計レクチャー講師。恵庭市主催の起業塾講師も務める。中小企業の経営支援やICT導入コンサルティングを専門とする。